PowerPointでの入稿データの作り方！
PDFへの書き出し方法も解説

PowerPointでの入稿データの作り方！PDFへの書き出し方法も解説

皆さんは入稿用のデータはどのように作っていますか？
デザインが得意な方はIllustratorを使う方も多いでしょうが、普段デザインやデータ作成をしないという方は使い慣れたPowerPointなどのOfficeソフトで作成するということも多いのではないでしょうか。
しかしOfficeソフト作ったデータは実際にプリントすると文字化けしてしまっていたり、レイアウトが変わってしまったりと問題が起こることがあります。
エラーなくプリントするためにもPDFデータに書き出すことが推奨されますが、その際にもいくつか注意点があります。
今回はPowerPointでデータを作る際のポイントと、入稿用のPDFデータへ書き出す時のポイントを解説します。

PDFとは

そもそもPDFとは何なのでしょうか？

簡単にいうと「文字・画像などを制作者が配置した通りに保持することができる」フォーマットのことです。

Officeソフトで作成したデータは、制作したPCと違うPCで開くと、その表示設定の違いなどでレイアウトが崩れることがあります。
PDFで保存するとそういったエラーを防いでくれるのです。
＞詳しくは『PDF入稿のメリット・デメリットとは？IllustratorからのPDF変換方法もご紹介』のコラムをご確認ください

失敗しないPowerPointからの入稿用PDFデータの作り方

それではPowerPointでデータを作成する際のページ設定からPDFデータへの書き出しまでを解説します。

データを作り始める前に確認！ページ設定

PowerPointでチラシなどを作成する際、まずスライドのサイズを印刷する紙のサイズに合わせる必要があります。

メニューの「デザイン」のタブを開く
↓
「スライドのサイズ」
↓
「ユーザー設定のスライドサイズ」を選択します。

するとスライドサイズを設定する画面が出てくるので、そこで設定します。

パワーポイントページ設定

しかし、ここで注意が必要です。下図をご覧ください。
左がPowerPointにあらかじめ設定されている「スライドのサイズ指定」を使ってサイズ指定したもの。右が「ユーザー設定」でサイズを手入力したものです。
幅や高さが異なるのが分かりますか？実はPowerPointにあらかじめ設定されているサイズを使用すると2mm前後ずれることがあるのです。そのため、PowerPointでデータを作成するときは必ず「ユーザー設定」でサイズを指定して作成しましょう。

パワーポイントサイズ確認

また、塗り足しを設定したい人はさらに注意が必要です。
一般的なプリンタでは、印刷すると必ず白いフチができます。フチなしに仕上げたい場合は、仕上がりサイズより少し大きい紙に印刷して、４辺を断裁する必要があります。
その断裁の際、塗り足しが設定されていないと断裁したのに白いフチが残ってしまう、ということが起こります。

PowerPointで塗り足しを作るにはページ設定時に仕上がりサイズに上下左右に3mm足した数値を入力する必要があります。
下記のページで塗り足し領域を足したサイズを掲載しているので、参考にしてみてください。
＞塗り足し領域を足したサイズは具体的にいくつ？塗り足しの詳しい説明も！

文字要素の配置に注意！

2．文字要素の配置に注意

前述のような白フチを断裁するときのためにデータ作成の段階で注意しておくべきなのは文字要素の配置場所です。

あまりスライドの端に配置してしまうと断裁の時に文字が切れてしまう可能性があるのです。ロゴや写真などのカットされたくない画像も同様です。

断裁でカットされないためにはスライドの端から8mm以上内側に文字・画像を配置するようにしましょう。

PowerPointからのPDFデータの作り方

PowerPointをはじめとするOfficeデータ（Word・Excelなども）をPDFに変換する方法は大きく分けて２つあります。

①AcrobatタブからPDFに変換する方法

PowerPointのメニューの「Acrobat」を開く
↓
「環境設定」
↓
「PDF設定」を「プレス品質」に変更
↓
「OK」を押して環境設定画面を閉じる
↓
「PDFを作成」
↓
保存先などを選択して保存してPDF保存は完了です！

なお、この方法は、Acrobatをインストールしていないとタブが表示されない場合があるので、タブが表示されない方は②の方法で試してみましょう。

②ファイルタブから「名前を付けて保存」する方法

PowerPointのメニューの「ファイル」をクリック
↓
「名前を付けて保存」
↓
保存先を選択
↓
「ファイルの種類」を「PDF」に変更
↓
「保存」

② ファイルタブから「名前を付けて保存」する方法

いかがでしょうか？比較的一般的なPDF化の仕方ですので、知っていた方もいらっしゃるかもしれません。

PDFデータに変換した後は必ず確認

変換後のPDF確認のポイントはフォント、サイズ、画像です。
PDFする前・後のデータを見比べてフォントに崩れは無いか、IllustratorからPDF化しているならフォントが「埋め込み」になっているか。
サイズはファイルメニューからプロパティ、概要の欄を確認し、ページサイズが合っているか確認します。
最後に画像ですが、100％ではきれいに見えても実際には劣化していたり、必要な加工が消えていたりということがまれにあります。目安としてPDFの表示倍率を400～500％にしても抜けがなく、粗く感じなければ大丈夫でしょう。

ここまでチェックしても、事前に作っていたデータとPDFにズレが生じている場合があります。
微妙な文字揃えのズレ、画像位置のズレなど、ぱっと見では気付かず、プリントしてようやく気付く、ということもよくあります。
PDFにした後は必ず作成データとPDF化したデータを見比べて最終チェックするようにしましょう。

おわりに

今回は、PowerPointで作る印刷データの作り方のポイントを解説しました。
PowerPointで作成したデータは別のPCで開くとレイアウト・フォントなどが大きく変わりやすく、印刷会社とのやり取りが増えたり、費用が余計に掛かる原因になってしまいます。
しかし、使い慣れたツールでもチラシやポスターなどのデータを作成できるというのは大きな利点でもあります。

最初は少し面倒に感じるかもしれませんが、一つ一つポイントを押さえながら作成すること、最後のチェックをしっかり行うことで簡単に入稿ができるようになるので、デザインソフトを使うのが難しいと感じる方にはおすすめです。ぜひ挑戦してみてください。